Cette politique s’applique au site web-einreise.com et à l’application mobile Einreise (Android et iPhone), éditée par Einreise. Elle décrit les données personnelles que nous traitons lorsque vous créez un compte candidat dans l’application, candidatez à une opportunité en Allemagne ou commandez un service administratif, ainsi que la façon d’exercer vos droits. Le site ne propose pas de compte candidat : il présente les offres et les services, et reçoit les messages de contact et les candidatures aux postes d’Einreise.
Qui est responsable du traitement
Einreise, éditeur du site et de l’application (voir les mentions légales). Pour toute question relative à vos données : service@web-einreise.com.
Données traitées
Selon votre usage du site et de l’application, Einreise traite :
- Données de compte : prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, mot de passe. Le mot de passe n’est jamais conservé en clair.
- Profil candidat : date de naissance, nationalité, adresse, parcours de formation, expériences, niveaux de langue, projet de mobilité.
- Documents : pièces d’identité, diplômes, certificats de langue, CV, contrats et procurations que vous déposez dans votre coffre documentaire, ainsi que les lettres et documents qu’Einreise émet pour vous.
- Vérification d’identité : les pièces et informations que vous fournissez pour vérifier votre identité avant toute candidature ou commande de service, et le résultat de cette vérification.
- Candidatures et services : les opportunités auxquelles vous candidatez, l’état de chaque dossier, les services commandés, les échanges avec l’équipe Einreise.
- Paiements : montant, référence de la transaction, opérateur choisi (Orange Money ou MTN Mobile Money), numéro de téléphone Mobile Money utilisé pour la demande de paiement et état du paiement. Einreise ne collecte aucune donnée de carte bancaire.
- Données techniques : dans l’application, un identifiant de notification pseudonyme propre à votre appareil, si vous acceptez les notifications ; pour la sécurité des comptes, la date, l’adresse IP et l’appareil de chaque session ouverte.
L’application mobile ne collecte ni votre position, ni vos contacts, ni votre historique de navigation, ni aucune donnée de santé. Elle ne contient pas de publicité et n’intègre aucun outil de mesure d’audience tiers.
Finalités et bases légales
- Créer et gérer votre compte, vous authentifier et sécuriser l’accès à vos données — exécution du contrat (art. 6, § 1, b du RGPD).
- Constituer et transmettre les candidatures que vous choisissez d’envoyer aux établissements, entreprises et familles d’accueil — exécution du contrat.
- Exécuter les services administratifs que vous commandez (traduction, reconnaissance de diplôme, recherche de logement…) et encaisser leur paiement — exécution du contrat.
- Vérifier votre identité, prévenir la fraude et protéger les comptes — intérêt légitime d’Einreise et de ses partenaires à ne traiter que des dossiers authentiques (art. 6, § 1, f).
- Conserver les factures et justificatifs de paiement — obligation légale (art. 6, § 1, c).
- Vous informer de l’avancement de vos dossiers (e-mails, notifications dans l’application) et répondre à vos demandes — exécution du contrat.
- Vous envoyer des offres, la lettre d’information ou des invitations à des webinaires, et mesurer l’audience du site — votre consentement (art. 6, § 1, a), retirable à tout moment.
Formulaire de contact, carrières et mesure d’audience
Formulaire de contact. Prénom, nom, adresse e-mail, motif, référence candidat si vous la donnez, et votre message. Pour le motif « Présenter mon projet », s’y ajoutent le parcours envisagé et, si vous les indiquez, votre pays de résidence et votre niveau d’allemand. Le message est enregistré dans la messagerie de l’équipe Einreise, qui vous répond, et un accusé de réception vous est envoyé par e-mail avec une référence de suivi.
Si vous avez accepté la mesure d’audience, le formulaire enregistre aussi la façon dont votre visite est arrivée sur le site (moteur de recherche, lien depuis un autre site ou un réseau social, campagne ou accès direct) et la première page consultée, pour savoir quelles pages mènent aux demandes. Sans ce consentement, rien de cela n’est enregistré.
Candidatures aux postes d’Einreise. Si vous postulez à un poste publié sur la page Carrières, nous traitons votre identité, vos coordonnées, votre CV et les informations de votre candidature, pour la seule gestion du recrutement. Une candidature refusée ou retirée est anonymisée (identité effacée, CV supprimé) à l’issue du délai de conservation fixé par Einreise, sauf si vous avez accepté que votre profil soit conservé pour de futures opportunités ; cet accord est révocable à tout moment.
Mesure d’audience. Uniquement si vous l’acceptez dans le bandeau de consentement. Elle ne dépose aucun cookie : le navigateur envoie à nos serveurs un signal par page vue ou par clic sur une offre, un service ou un bouton, et nous ne conservons qu’un compteur par jour, par type d’événement, par langue, par page et par canal d’arrivée de la visite. Ce canal et la première page vue sont gardés dans votre navigateur le temps de l’onglet, et effacés dès que vous retirez votre accord. Aucun identifiant, aucune adresse IP ni aucune information sur votre navigateur n’est enregistré. Lorsqu’une page n’existe pas, son adresse (le chemin seul) est comptée de la même façon, pour corriger les liens cassés. Voir la politique des cookies.
Destinataires et prestataires
- Équipe Einreise : uniquement les membres habilités, pour traiter votre dossier, vos candidatures et vos demandes.
- Établissements et employeurs d’accueil (écoles, universités, employeurs, familles d’accueil, centres de langue) : uniquement les éléments de votre dossier nécessaires à la candidature que vous avez choisi de leur adresser.
- Prestataires de services (traducteurs assermentés, conseillers) : uniquement les documents rattachés au service que vous avez commandé.
- Opérateur de paiement Mobile Money : l’opérateur que vous choisissez (Orange Money ou MTN Mobile Money) reçoit le numéro de téléphone, le montant et la référence de la demande de paiement, que vous validez sur votre téléphone. Le paiement n’est confirmé que par l’opérateur.
- Assistant de lecture des CV : pour préparer votre CV au format allemand sans le ressaisir, le fichier du CV que vous déposez (document ou photo) est transmis tel quel, avec les informations qu’il contient (nom, coordonnées, parcours), à un service d’intelligence artificielle fourni par Anthropic, qui en rend une transcription. Un membre de l’équipe Einreise vérifie chaque élément avant qu’il n’entre dans votre profil ; rien n’est enregistré automatiquement. Ce service ne reçoit aucun autre document de votre dossier et n’utilise pas vos données pour entraîner ses modèles.
- Prestataires techniques : Einreise fait appel à des prestataires pour l’hébergement et le fonctionnement de la plateforme, l’envoi des e-mails (codes de vérification, suivi des dossiers, accusés de réception), l’acheminement des notifications de l’application et la sécurité. Les données de la plateforme sont hébergées en Allemagne, chez l’hébergeur indiqué dans les mentions légales.
- Autorités : lorsque la loi l’exige, sur demande d’une autorité compétente.
Ces prestataires n’accèdent qu’aux données nécessaires à leur mission (pour un e-mail : l’adresse du destinataire et le contenu du message ; pour une notification : l’identifiant de notification de l’appareil et son contenu). Ils sont soumis aux obligations contractuelles et réglementaires applicables en matière de protection des données.
Certains prestataires chargés de l’envoi des e-mails et des notifications sont établis aux États-Unis : les données qu’ils traitent pour notre compte peuvent y être transférées. Ces transferts reposent sur les garanties prévues par le RGPD (décision d’adéquation de la Commission européenne ou clauses contractuelles types). La liste de nos prestataires et les informations sur ces garanties vous sont communiquées sur simple demande à service@web-einreise.com.
Einreise ne vend jamais vos données et ne les transmet à aucun réseau publicitaire.
Sécurité
Einreise met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données et vos documents. Les échanges entre l’application, le site et nos serveurs sont chiffrés, et les fichiers déposés font l’objet de contrôles de sécurité. Le site ne dépose aucun cookie : la connexion à votre compte se fait uniquement dans l’application. Vos documents ne sont accessibles qu’à vous-même, aux membres habilités de l’équipe Einreise et, le cas échéant, au prestataire chargé de votre demande.
Durées de conservation
- Compte et profil : pendant toute la durée de vie de votre compte, puis 30 jours après sa suppression.
- Candidatures, services et documents émis : 3 ans après la clôture du dossier, sauf obligation légale plus longue.
- Pièces de vérification d’identité : 1 an après la vérification, puis suppression ; seul le résultat est conservé.
- Données de facturation et de paiement : 10 ans (obligation comptable).
- Journaux techniques de sécurité : 12 mois.
Vos droits
Vous pouvez à tout moment accéder à vos données, les rectifier, en demander l’effacement ou la portabilité, demander la limitation d’un traitement ou vous y opposer, et retirer un consentement donné. Dans l’application, la plupart de vos informations se modifient directement dans votre profil.
Pour supprimer votre compte et les données qui y sont rattachées, suivez la procédure décrite sur la page Supprimer mon compte. Pour toute autre demande, écrivez à service@web-einreise.com ou utilisez le formulaire de contact (motif « Compte »). Nous répondons sous 30 jours.
Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, notamment dans l’État membre de l’Union européenne où vous résidez, où vous travaillez ou où la violation alléguée a eu lieu.
Notifications et désabonnement
L’application peut vous envoyer des notifications sur l’avancement de vos dossiers. Vous pouvez les désactiver à tout moment dans les réglages de votre téléphone : plus aucune notification ne s’affiche alors. L’identifiant de notification reste associé à votre compte jusqu’à ce que votre appareil en fournisse un nouveau ou que votre compte soit supprimé.
Chaque e-mail d’offres, d’actualités ou d’invitation comporte un lien de désabonnement. Les messages liés à un dossier en cours (décision sur une candidature, contrat à signer, facture, alerte de sécurité) continuent de vous parvenir : ils sont nécessaires au suivi de votre dossier.
Modifications
Cette politique peut évoluer avec nos services. La date de mise à jour figure en tête de page ; en cas de changement important, vous en serez informé dans l’application.